Compras en el templo de Apolo

Uno de los aforismos más famosos de la historia es aquel que reza “Conócete a ti mismo”. Lo único que parece seguro sobre la frase, gracias al ilustre geógrafo griego Pausanias, es que se encontraba esculpida en el pronaos del templo de Apolo en Delfos. En cuanto al origen de la misma, hay muchas teorías: algunas explicaciones históricas y otras mitológicas. Cada cual que se quede con la que más le guste. Mi favorita es la que da Platón, quien atribuye la frase a los Siete Sabios (a saber: Bías de Priene, Cleóbulo de Lindos, Periandro de Corinto, Pítaco de Mitilene, Quilón de Esparta, Solón de Atenas y Tales de Mileto), quienes se la ofrecieron al dios Apolo como primicia de su sabiduría junto al aforismo, no menos celebre, de “Nada en demasía”.

La frase es sin duda una de las más importantes del estudio del pensamiento y hay innumerables análisis en campos como la filosofía o la psicología. Incluso se ha abusado de ella como tópico de la autoayuda y post del Facebook. Pero en resumen, este aforismo viene a decir que el autoconocimiento es el primer y más importante paso hacia la sabiduría.

Regresando a la actualidad tras un breve viaje por la Grecia clásica, si tuviésemos que construir el Templo de las Compras, creo que a la entrada debería aparecer la misma frase: Conócete a ti Mismo (de hecho, teniendo en cuenta que el MIP es algo parecido al templo de las compras en España, lo mismo debería presidir alguna de la aulas).

Cualquier proceso de gestión de compra, da igual que vaya orientado al Sourcing Process o al Category Management, parte de la base del análisis de la situación inicial. Hay quien malentiende esta primera fase como “revisar facturas, contratos y hablar con tres proveedores”, pero el “Conócete a ti Mismo” en compras es o debería ser una acción de mucho más calado. Conocerse a uno mismo, es un concepto altamente complejo aunque esté encerrado en 4 sencillas palabras y abarca mucho más. De hecho, más que un hecho, es un proceso continuo que no termina nunca. Y en compras sucede igual. Llegar a ese nivel de conocimiento requiere trabajo constante y tener presente la importancia del conocimiento en todas las fases y momentos del desempeño de nuestro trabajo.

Desde la perspectiva moderna de Compras, si se nos va a exigir que aportemos valor, innovación y diferenciación, llegar a “Conocernos” requerirá que realicemos un trabajo exhaustivo que vaya más allá de la anticuada visión del coste (que dicho así suena realmente a cosa de la Grecia clásica). Al menos, deberíamos dividir y trabajar el “conócete a ti mismo” en 10 partes integradas en un ciclo continuo:

1. Conoce tu empresa: cuáles son los objetivos del negocio, su misión y sus valores.
2. Conoce a tus stakeholders y business partners: sus necesidades, su actitud hacia el proyecto, sus inquietudes y por qué no, sus preferencias.
3. Conoce los datos: ser cuidadoso en la revisión y conservación de todo el histórico de información relativa a contratos, condiciones, precios, evaluación de KPIs, índices de mercado, etc.
4. Conoce la capacidad: desde los recursos que tenemos en el departamento y su nivel de especialización (¿lo podemos hacer en interno o tal vez sea buena idea buscar ayuda externa?), pasando por conocer las herramientas tecnológicas de las que disponemos, (¿nos hemos apuntado ya al e-procurement o todavía no?) hasta el conocimiento de los recursos logísticos, económicos y operativos de la empresa.
5. Conoce la técnica: ¿qué factores son determinantes en la producción o ejecución de los productos o servicios que forman parte de nuestras categorías? ¿Cuáles son los medios y sistemas de producción? Este conocimiento nos permitirá plantear mejoras y cambios cuando fuese necesario.
6. Conoce a tus Proveedores: puntos fuertes y debilidades, histórico de incidencias, procesos, recursos propios, política de I+D+I, dependencia, etc. Es vital conocer bien a los proveedores y visitarles, entender de primera mano cómo trabajan y la complejidad de su negocio. Y cuanto más estratégico sean, mayor transparencia y nivel de conocimiento debería existir por ambas partes.
7. Conoce el mercado: Nuestros proveedores son un pequeño grupúsculo del mercado. Debemos tener una visión más amplia y conocer todas las opciones y competidores. Cuanta más información, mayor margen de maniobra y menor riesgo de equivocarnos al tomar decisiones. El RFI es un proceso de sobras conocido, pero antes de llegar a ese punto hay mucho trabajo previo de conocimiento de mercado. ¿Cuáles son los factores que determinan el precio? ¿En cuáles puedo influir y en cuáles no? ¿Qué novedades se han presentado recientemente? ¿Existen clúster? ¿Cuáles son los principales players y cómo se organizan?
8. Conoce los riesgos: ¿cuáles son los principales elementos que podrían hacer peligrar el éxito de la gestión de una categoría? Es vital localizarlos, entenderlos, compartirlos y evaluarlos porque una vez empecemos a trabajar en los proyectos necesitaremos desarrollar e implementar plantes de contingencia.
9. Conoce los tiempos: Infinidad de proyectos mueren por culpa de un planning mal diseñado o directamente por la ausencia del mismo. Entender bien todos los procesos de la cadena de valor permitirá no solo evaluar y medir bien nuestro tiempo de ejecución, si no también tener presentes los tiempos que requieren cliente interno y proveedores (entre otros) e integrarlos así en nuestro plan de trabajo. Compras es un área en la que la metodología de trabajo por proyectos encaja mejor, y cualquier buen proyecto necesita de un buen planning.
10. Conoce el fracaso: Registrar y documentar el proceso ayudará a evaluar con perspectiva el trabajo realizado, detectar procesos de mejora y compartir esta información para aprender y establecer políticas de mejora continua.

Desde compras, conocernos bien nos ayudará a tener una visión global y estratégica, clave para el éxito de cualquier proceso que lideremos, tanto desde el punto de vista del aprovisionamiento, la calidad, la innovación, la trazabilidad y muy importante (y tantas veces descuidado): la satisfacción del cliente interno.

Artículo por Jairo Ramos, Alumni MIP de la promoción 2016-17.