Compras VS Harvard (parte I)

 ¿Ser estrictos o flexibles al escoger proveedores de una empresa?

Todo el mundo conoce a la Universidad de Harvard. Es una de las más famosas del mundo, la más antigua de Norteamérica y además de sus numerosos méritos académicos y divulgativos, es todo un ejemplo a la hora de trabajar y vender su marca: no solo un referente para el mundo universitario sino que también ha logrado tener un peso específico en la cultura popular estadounidense y mundial, sirviendo de escenario para películas, libros, comics e incluso videojuegos.

Símbolo de elitismo, por Harvard han pasado innumerables celebridades entre las que destacan 157 premios Nobel. Así mismo, la entidad fundada en 1636 ha aparecido habitualmente como la nº1 del mundo en los rankings y publicaciones más prestigiosos, como el HEEACT o el THE. Con semejante carta de presentación, lo que está claro que no es fácil entrar en Harvard. No solamente hace falta tener un expediente académico intachable y mucho dinero, sino que el proceso universitario de aceptación también tiene fama de ser de los más estrictos del mundo. ¿Por qué? Básicamente porque en Harvard solo les sirven estudiantes con potencial para sumarse a su lista de ilustres celebridades.

A una universidad la definen en buena medida sus alumnos así como los proveedores lo hacen con una empresa. De ahí que el criterio que utilicemos para elegir los proveedores con los que vamos a contar para cada proceso sea importante. Y del mismo modo que no todos los alumnos se graduarán con honores por muy estricto que sea el proceso de selección, solo unos pocos proveedores serán adjudicatarios. Por eso no debemos caer en la trampa de pensar que los proveedores importantes son los adjudicatarios (“graduados con honores”). En el momento que iniciamos un proceso de compra estamos abriendo la puerta a todos los proveedores con los que hablamos / invitamos a participar. Unos no pasarán por la puerta y otros llegarán hasta el final, pero el éxito o el fracaso de nuestra gestión depende tanto de los proveedores adjudicados como de aquellos que forman parte del proceso.

La importancia de la gestión de compras y los proveedores

En cierto modo desde el Departamento de Compras, somos los responsables del proceso de admisión de los proveedores de nuestra empresa y por lo tanto, en buena medida somos los causantes de que los estándares de entrada sean percibidos como muy exigentes o más bien laxos. Y aquí es donde subyace el conflicto: ¿qué nivel de exigencia queremos imponer para que los potenciales proveedores puedan acceder a los procesos de compra que gestionamos? ¿En qué punto el nivel de exigencia nos puede hacer perder eficiencia?

Cuando planteamos la gestión de una categoría o una compra, una de las primeras fases del proceso es definir con qué proveedores vamos a contactar. Ya sea un proceso de RFI, RFQ, homologación o pre-homologación de proveedores, siempre debemos solicitar documentación e información más o menos técnica que nos permita clasificar al proveedor y validar si son válidos para participar en un proceso o no.

Es obvio que si somos “el departamento de admisiones” de la compañía, no podemos dejar entrar a cualquiera, pero como departamento de compras debemos saber encontrar el equilibrio entre la exclusividad y la permisividad. Dicho de otro modo, creo que debemos encontrar el punto perfecto entre el proceso de admisión de Harvard o, por ejemplo, el de un parque infantil.

En el extremo “acceso a Harvard”, que nos lleva a un nivel de exigencia máximo, se encontrarían departamentos de compra altamente burocráticos en los que se solicitan requerimientos sobredimensionados o un volumen de documentación exhaustivo sin tener en cuenta el tipo de compra y/o la fase del proceso en el que nos encontramos. Esto hará que muchos huyan incluso antes de haber empezado “el curso”, bien porque crean de entrada que no son el proveedor adecuado o que no les vale la pena el esfuerzo para el negocio potencial.

Al inicio de un proceso de sourcing, exigir más de la cuenta a los proveedores creyendo que “nos da seguridad”, acabará por cerrarnos las puertas a propuestas interesantes o a proveedores que tal vez no sean ahora los más adecuados pero que tengan un potencial a desarrollar (challengers) y a los que podemos ir controlando e introduciendo poco a poco en distintos procesos. Corremos el riesgo de hacer que la terna de proveedores acabe siendo endogámica y que se pierda por completo el factor “competitividad”. O peor aún, llegar a conseguir que los procesos parezcan hechos a medida para que siempre gane el mismo proveedor y poco a poco dejemos de tener alternativas, generando desmotivación en el resto de proveedores o la peligrosa sensación de amiguismos o procesos amañados.

En el extremo opuesto se encontraría la táctica del “parque infantil”: sin barreras, sin exigencias y donde todos son bienvenidos. No definir límites acordes a las necesidades y a la situación de la empresa puede generar que malgastemos muchísimo tiempo (nuestro y de los proveedores) buscando, contactando y analizando proveedores que no encajan o incluso que no tienen el tipo de producto o servicio que buscamos.

Por suerte, desde compras disponemos de las herramientas y estrategias necesarias para encontrar el proceso que mejor se ajuste a nuestra realidad, evitando los extremos (salvo cuando esté absolutamente justificado o en situaciones donde poco podemos hacer, como en el caso del sector público): desde técnicas sencillas y básicas al alcance de cualquier comprador hasta herramientas de e-procurement que permiten cada vez mayor flexibilidad y transparencia en la gestión de proveedores.

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Artículo por Jairo Ramos, Alumni MIP de la promoción 2016-17.