CÓMO REALIZAR LA GESTIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA. EL PRESENTE ES DIFERENTE.

La forma de enfocar la Gestión de Compras en una empresa ha venido condicionada por el entorno y sus desafíos, y en la actualidad todos estamos de acuerdo en que el entorno es y será diferente.

En primer lugar, hemos de entender cuáles son los desafíos ante los que nos encontramos y las acciones necesarias relacionadas.

LOS PRINCIPALES DESAFÍOS EN LA GESTIÓN DE COMPRAS DE UNA EMPRESA

1. La optimización de los flujos de caja.

En un entorno financiero imprevisible, la tesorería disponible, se convierte en uno de los principales indicadores clave, del que hemos de realizar un seguimiento.

Aguas abajo en nuestra cadena de valor, los ingresos de la empresa se pueden ver afectados por impagos, y retrasos en el cobro de nuestras facturas.

Aguas arriba, la tensión en la liquidez del panel de proveedores, especialmente en aquellos con menos reservas, o dependientes de menos clientes, provocará problemas de coordinación pedidos-fechas de pago. La negociación de nuestros equipos centrada en el modo y plazo de pago será crítica.

2. El aseguramiento de los suministros.

En mercados con escasez o irregularidad de oferta, el aseguramiento de los suministros será clave. El precio pasará a un segundo plano, porque muchos clientes internos, preferirán la seguridad del suministro, a su incertidumbre, aún con precios más competitivos.

El aseguramiento del suministro llevará a las empresas a aplicar dos estrategias distintas, unas a concentrar su cifra de negocio, dentro de los proveedores estratégicos, con aquellos con mayor solvencia financiera. Otras empresas, aplicarán la estrategia opuesta. Diversificarán sus compras, intentando minimizar el impacto de cierres o paradas en la producción de proveedores, balanceando los suministros, entre todo su panel de proveedores de una misma categoría o familia de compra.

Queda claro que no hay una solución única ni una estrategia más válida que otra.

3. La gestión eficaz de las relaciones con los proveedores.

La disminución drástica de negocio con algunos proveedores, la falta de regularidad en los pedidos, y las tensiones de tesorería, provocará una dedicación mayor al mantenimiento de las relaciones con nuestros proveedores.

La optimización del número de proveedores, con los que trabajamos, será uno de los análisis que tendremos que revisar.

Adicionalmente, algunos de nuestros proveedores, pueden desaparecer. En estas circunstancias, el proceso de búsqueda, selección y homologación de proveedores tendrá que ser ejecutado con mayor agilidad y eficacia. Entender qué requisitos y características son las fundamentales que posean nuestros proveedores potenciales, para garantizarnos que trabajamos con las organizaciones más adecuadas a la nuestra, nos permitirá homologar a nuevos proveedores e incorporarlos rápidamente a nuestra cadena de suministro.

4. La negociación con todos los clientes internos.

El incremento de incertidumbre financiera, y de suministro, y la consecuente necesidad de toma de decisiones en periodos de tiempo cortos, nos llevará a una negociación continuada de nuestro equipo con todos los stakeholders o grupos de interés.

Internamente, la negociación con nuestra Dirección General de las rentabilidades y costes a conseguir. Y con nuestro Director Financiero, de los modos y plazos de pago, e importes de las distintas líneas de crédito, supondrán una tarea continua.

Además, la optimización de costes en las empresas de servicios que colaboran con nosotros será una de las negociaciones que nos encargará nuestra Dirección General.

Por lo tanto, nuestro equipo deberá dedicar más recursos y tiempo a esta actividad de negociación interna además de externa.

5. La motivación del equipo.

Como el esfuerzo será alto, el equipo de Compras deberá estar cohesionado. Nuestro ejemplo, es el mejor modo para transmitir los valores que necesitamos, para conseguir los resultados buscados.

Cada comprador del equipo debe entender lo que la empresa necesita para asegurar la continuidad del negocio, y cuál es su responsabilidad.

La información continua y la transparencia de los objetivos, es el primer paso en la creación de un equipo de alto rendimiento. Delegar las tareas, y proporcionar retroalimentación constructiva, es el segundo paso. Finalmente, proporcionar apoyo ante los errores permitirá al equipo decidir ágilmente, y aprender de lo que no ha sido gestionado del mejor modo posible, aprendiendo la lección, y corrigiendo su acción en el siguiente caso.

LAS ESTRATEGIAS Y ASPECTOS CLAVE EN LA GESTIÓN DE COMPRAS

¿Y dónde quedan las estrategias?

Hemos comentado los desafíos y actuaciones necesarias con nuestros equipos de gestión de compras, pero también es necesario entender que las actuaciones forman parte de estrategias que podemos ordenar en diferentes horizontes temporales.

ESTRATEGIAS INMEDIATAS :

• Comprender los riesgos clave en todas las operaciones y la cadena de suministro.

• Movilizar equipos para gestionar en primer lugar la respuesta a las crisis y, en segundo lugar, centrarse en la evaluación de la cadena de suministro y la gestión de riesgos.

• Evaluar si las estructuras de gobierno corporativo son las adecuadas para tomar decisiones clave rápidamente.

• Llevar a cabo una planificación de escenarios comerciales y financieros en los casos de una desaceleración global, o una posible recesión.

ESTRATEGIAS PARA EL PROXIMO AÑO

• Planificar acciones de mitigación de los riesgos en todas las operaciones y en la cadena de suministro, evaluando los impactos en el transporte marítimo, aéreo y terrestre.

• Asegurar que las comunicaciones sean constantes con los principales clientes y stakeholders.

• Revisar y evaluar el impacto en la planificación y gestión de las personas.

• Revisar los impactos por fases de la cadena de valor según su sector.

• Revisión de los contratos activos con proveedores críticos.

ESTRATEGIAS A MEDIO PLAZO

• Crear una cadena de suministro global ágil, resiliente y transparente

• Comprender e implementar la automatización digital y de procesos para mitigar el impacto de la interrupción.

• Desarrollar e implementar prácticas mejoradas de gestión de la relación con los proveedores, diferenciando los más críticos para desarrollar con ellos estrategias de colaboración más intensas.

• Desarrollar iniciativas de mejora de la gestión de riesgos y de la cadena de suministro.

• Replanteamiento de las estrategias de make or buy y de re shoring (fabricación en casa)

• Mayor alineamiento con áreas financieras para el cuidado de la caja a través de la gestión eficiente de inventarios y condiciones de pago.

CONCLUSIONES

Si hasta aquí aún dudamos que el presente es diferente en gestión de compras, veamos a qué conclusiones hemos llegado:

✓ Resaltar que la prioridad, ahora en las empresas, es asegurar la continuidad del negocio y un punto muy importante es conocer cómo afecta a los proveedores la situación actual, y conocer que están haciendo para adaptarse al nuevo entorno económico.

✓ El entorno se hace aún más VUCA. Saber adaptarse al nuevo entorno (ser más Darwinianos), y tener la capacidad de anticiparse al mayor cambio de la historia que se nos viene encima.

✓ El largo plazo se ha hecho corto, hay que ir revisando y actualizando la estrategia y los mapas de riesgo. Hay que saber compaginar los retos estratégicos con los cambios a corto plazo.

✓ Un nuevo estilo de liderazgo más social, empresas que aporten más que producto serán mejor valoradas por sus clientes.

✓ Compras está obligada a seguir muy de cerca los cambios que se produzcan en la empresa y comprobar que tiene los mejores proveedores para acompañarla en este nuevo viaje

✓ Se necesita un equipo más resiliente y con valores más profundos y perfiles diferentes. (no clones).

✓ Potenciar el análisis de riesgo. Por muy bien que estuviera realizado, nadie tenía previsto una pandemia, pero debemos disponer un mapa de riesgos, incluidos los proveedores del tier 1, 2 y 3 según proceda, con los planes de contingencia necesarios.

✓ Debemos gestionar la estrategia y el riesgo por Categorías (Category Management) y no por proveedores.

✓ No se puede ser un buen comprador sin conocer el entorno, los factores que actúan y la propia dinámica del mercado.

Conducidos por nuestro objetivo de dar respuesta a los desafíos empresariales, el programa Executive Master MIP, aporta los métodos y herramientas mas avanzados que permiten a los compradores afrontar todos los retos de la gestión de compras en este presente y futuro que es diferente