E‑PURCHASING 1 ‑ “La iniciación”

El salto hasta el e- purchasing

La tecnología no es una moda pasajera, es una evolución del comercio y negocio y también de la sociedad. Buscamos más oportunidades, procesos más eficientes, más óptimos, especialmente más rápidos, sistemas que faciliten nuestras tareas diarias, y hagan nuestra vida profesional y personal más sencilla.

El área de Compras obviamente no es inmune a esta evolución y desde hace años.  

Desde finales del siglo XX, algunas empresas ya disponían de sistemas electrónicos de aprovisionamiento, gestión de proveedores y negociación, control del supply chain y facturación, primeros marketplaces y catálogos electrónicos de compra online.

Hoy día, metidos de lleno en el siglo XXI todavía hay muchas empresas que no han dado el salto en e-purchasing y todo su abanico de ventajas que vamos a analizar.

¿Como es posible hacer este cambio en el área de compras?

El flujo de información entre compradores y proveedores debe ser constante en ofertas y demandas, en transacciones en co-desarrollo y en innovación, para ello existen fantásticas aplicaciones y empresas de gestión del SRM electrónico (Electronic Supplier Relationship Management).  Estas aplicaciones suelen tener su punto de encuentro en un portal de compras, un acceso web público o privado en el que ambos actores, compradores y proveedores acceden y gestionan sus transacciones y modelo de relación electrónicamente a través del mismo software perfectamente habilitado para ello.

Entre otras, pueden gestionar las siguientes actividades: pre-homologación por parte de proveedores a través del portal, gestión de activación y homologación de proveedores por parte de los compradores desde el mismo enlace, gestión de segmentación de proveedores, gestión de categorías, análisis del panel de proveedores y un sinfín de aplicativos que permiten que la relación comercial y transacción sea rápida y fluida.

Este “match” entre proveedores y compradores culmina en negociaciones electrónicas para acuerdos comerciales de suministros y necesidades, negociaciones en las habituales operaciones de sourcing, licitaciones electrónicas para adjudicaciones en tantas rondas, escenarios y parámetros como se deseen, o también negociaciones en la modalidad de subasta electrónica inversa, mono producto, multiproducto, en parámetros de multicriterio o incluso en modalidades de subasta holandesa o subasta japonesa. Un sinfín de soluciones para que la negociación electrónica sea óptima, justa, competitiva y clara y por lo tanto sin duda beneficie a los buenos compradores y a los buenos proveedores en escenarios justos y transparentes.

Y cuando hemos terminado la negociación electrónica y adjudicación final, los sistemas de e-purchasing entran en el e-contract, sistema muy avanzado en el que se elabora un contrato con un nivel muy alto de automatismo en base a las condiciones comerciales negociadas. En el e-contract podemos manejarlos kpi y niveles de servicio pactados, las clausulas acordadas de una amplia biblioteca o clausimetro, que permite muchas configuraciones ya pre-establecidas. Finalmente un autocontrol electrónico de los niveles de cumplimiento del contrato que avisan permanentemente a compradores y proveedores del cumplimiento o inclumplimiento de pactos establecidos a través de gestiones de purchasing intelligence y evaluación de desempeño online.

Llegados a acuerdos comerciales y plasmados en e-contract, ya gestionamos el catálogo electrónico de aprovisionamiento que permita una transacción automática comercial entre sistemas de compradores y proveedores. Los sistemas punch out actuales interconectan sistemas de compra-venta de manera lineal y trazable que facilita y optimiza la gestión de catálogos y referencias “usables” entre ambas partes sin necesidad de cargar miles de referencias no útiles de cada catálogo.

Esta transacción permanente de comercio finaliza con la facturación electrónica en el conocido proceso P2P (Procure to Pay) que cierra el ciclo de transacción automática.

Todo termina en el Purchasing Intelligence

 Todas las gestiones comerciales, negociaciones, transacciones, facturaciones y por lo tanto miles de datos, confluyen en el Purchasing Intelligence, el BI de la gestión de compras. Sistema capaz de dar todo tipo de información y valoración de las operaciones comerciales, volúmenes, valores, kpi, matrices, compras predictivas, etc. Información al poder.

Llegados a este punto no sé si ya deberíamos preguntarnos si debemos o no debemos apostar por el e-purchasing.  Quizás la pregunta es “¿cómo es posible que no estemos todavía gestionando el área de Compras de manera electrónica?”

El programa E-Purchasing 1, “La iniciación” pretende introducir a los departamentos en la gestión electrónica de Compras. En el próximo articulo E-Purchasing 2 “El evolutivo” hablaremos de evolutivos e innovación absoluta en compras ya superada la etapa del inicio de la digitalización en Compras.

Artículo por Enric Almiñana, Alumni MIP de la promoción 2015-16